Bagi memastikan proses kerja dijalankan dengan teratur dan lancar, ketua bahagian memainkan peranan penting dalam menyampaikan mesej kepada pekerja. Satu-satunya 'senjata' paling utama adalah komunikasi, terlalu banyak keralatan dalam mengendalikan sesebuah tugasan itu kerana mesej yang disampaikan kurang jelas dan sekaligus memberi kesan terhadap prestasi syarikat.

Sebagai ketua dalam sesebuah bahagian, anda perlu mengenalpasti kelebihan dan kelemahan setiap pekerja. Ini kerana ada sesetengah perkara yang kita tak perlu 'over-coach' mereka. Segelintir pekerja yang tidak mahir atau fasih dalam mengendalikan sesuatu tugas, mungkin si pekerja itu mahir dalam tugas lain. Ia sebenarnya tak perlu untuk mendesak mereka untuk melatih melakukannya. 

Anda perlu ketepikan persepsi bahawa semua orang boleh melakukan perkara yang sama seperti yang anda ada, hasilnya kualiti kerja yang diberikan tidak mencapai seperti mana yang anda sasarkan. Tahap pemahaman seseorang itu berbeza beza, mungkin ia berkesan pada pekrja A tapi tidak pada pekerja B.

Jadi, bagi memastikan pekerja bawahan faham dengan mesej yang anda cuba sampaikan. Atur 3 langkah mudah ini untuk meningkatkan mutu kualiti komunikasi kepimpinan anda :

1. Kenalpasti 3 Perkara Paling Penting

'Highlight' kan 3 point penting dan jangan lebih! Lagi kurang lagi bagus! Kalau ada lebih simpan untuk sesi yang setersnya agar tidak menambah kekusutan dalam minda pekerja. Fahami setiap sudut terhadap informasi sebelum membuat pembentangan, mesej yang akan cuba disampaikan pasti akan diterima oleh pekerja dengan mudah.

2. Cari 1 Perkara Yang "Harus" Ditekankan

Sebaik sahaja anda mempunyai 3 perkara utama anda, beri penjelasan yang lebih mendalam terhadap 1 tperkara yang paling penting daripada tiga perkara tersebut yang pekerja mesti kena peka.

3. Buang Jika Rasa Ragu-Ragu

Lebih banya anda bercakap, semakin kurang rasa kepercayaan. Seseorang yang berjaya akan menyampaikan hujah-hujah mereka dengan ringkas dan padat. Jika anda paksa untuk menjelaskan sesuatu perkara yang anda sendiri kurang faham, perbentangan itu hanya untuk diri sendiri bukan untuk pihak lain. Jadi, tak perlu paksa diri untuk faham, hanya buang sahaja sesebuah topik itu sebelum perbentangan.

Jadi, cari 3 point utama, beri penekanan terhadap sebuah perkara dan ketepikan segala info yang tak penting.  Dengan ini, segala mesej yang disampaikan akan diterima dengan tepat kepada pendengar.